您的位置: 首页 > 新闻资讯

增强法律意识 防范经营风险

更新日期:2014-05-08

 


一、加强合同管理工作。随着公司经营规模的不断扩大,经营工作出现了新的情况,为了使经营工作正常进行,实现企业又快又好发展,必须加强企业内部管理,有效防范经营风险。合同管理是防范经营风险的核心,所以加强合同管理显得十分重要。加强合同管理是防范经营风险的关键措施,重点要注意以下几个方面:
1.防止合同陷阱和合同缺陷。签订合同必须不违反国家法律、法规的强制性规定,以免造成无效合同。如果工商行政部门有示范文本的,要尽量使用示范文本,示范文本一般都比较公正。如果没有示范文本的,应当自己起草或者协商后起草,不能简单套用对方的格式合同。格式合同一般都强化他们自身的利益,也很容易跌入对方设置的陷阱。比如竣工验收后一个月付款至85%,后多少时间就没有底了,应该是一个月后几天之内就比较明确。如砼购销合同,钢管扣件、塔吊人货电梯的租赁合同,木材、钢材的买卖合同,对方都是格式合同,对违约金的约定都比较高,利息年息一般都在30%以上,而且都连环套,你算都算不清。利息计算基数格式合同用应付款即全部货款,应该是实际欠款金额;计算利息时间格式合同往往是送货时间,应该是结算时间,稍不留神就会落入合同陷阱,我们公司起草了钢材买卖合同,砼购销合同、周转材料租赁合同、劳务合同的示范文本,而且经过上海协力律师事务所审核,也可以参考使用,在公司网站上可以下载。如果是自行起草合同,要注意条款要完整,权利义务要明确,用词和标点符号要准确,遇到苛刻条款要据理力争。霸王条款相对建设施工合同较多,合同陷阱相对购销合同较多,要多加注意防范。
2.重视合同管辖权。管辖权是指各级法院之间和同级法院之间受理一审案件的分工和权限,简单地说就是打官司的法院。新修改的民事诉讼法在原来的民事诉讼法“被告所在地、合同履行地、合同签订地、原告所在地、标的物所在地”这五类固定“约定管辖地”之外,新增了“与争议有实际联系的地点”,使得管辖权更加灵活。对管辖权为什么要据理力争,因为民事诉讼案件法官自由裁量权较大,不确定因素较多。在签订合同时,不少老板对管辖权不重视甚至不清楚。我们碰到的诉讼,钢材买卖合同,木材买卖合同,管辖权都在对方,违约金和利息都很高,打官司十分被动,损失巨大,教训深刻。管辖权关系到法院的地方保护、地方感情、人脉关系、开庭时发生的交通费、食宿费、途中时间,大的方面关系到诉讼的胜败,所以要重视管辖权。
3.坚持合同的评审制度。合同大家看一看,集思广益,特别是付款方式、结算办法、利息计算、违约责任大家过过目,有好处的。公司机关和区域公司要为下属单位提供咨询服务,零距离指导,零利益服务。合同承办人对有些合同缺乏相关的专业知识,可以向专业人士请教或者向律师咨询。我们公司聘用了法律顾问,非诉讼服务包括合同审核是免费的。另外要提醒标书的评审比合同评审更重要,标书是要约,投标是对标书的响应,对标书内容的合同条款很难改变。如果投标以后不签订合同就会产生损失。总之,合同条款关系到项目的成败,必须慎之又慎。如果是先天性经营缺陷,后天管理是无法弥补到位的。合同评审的重点:建设施工合同主要看定额、取费、计价格方法(有固定总价,一般是标的额较小,工期较短在半年之内;固定单价,有的信息价正负5%可以调整,按实结算或者成本加酬金等方式)、下浮率、付款方法(付款节点少、周期长的要慎重)、竣工结算时间(审结要有时限)、违约责任等;材料合同、租赁合同的利息计算、违约责任、管辖权十分重要;租赁合同、劳务合同要审核对方的合同主体资格,尽量不要与中间人签订,直接与提供劳务人或者提供租赁实物的人签订。
4.严格合同签订手续。凡是不能即时结算的经济往来,都应该签订书面合同。.必须严格审查对方当事人的主体资格。合同必须由公司的法定代表人或其委托代理人签订。委托代理人必须持有公司法定代表人签发的法人授权委托书。委托代理人具有合同的洽谈权,具体包括法人授权委托书期限范围及有效期限内的合同洽谈和签订手续。委托代理人对合同的真实性和可行性负责。签约时必须要求对方提交企业法人营业执照原件,经办人身份证、法人委托书(如有资质要求的,还必须提供资质等级证书)等材料,并认真审查,必要时须实地考察,聘请律师调查或通过工商行政部门咨询、鉴证或要求对方提供担保。合同签订必须当面进行(如银行就比较注意,签字都必须是面签的,盖章要直接到办公室盖章)。对方是企业法人的,须核准印章是否与营业执照登记的名称相一致;对方是自然人的,签名是否与身份证上的姓名相符。根据规定,建设工程施工合同、抵押(质押)合同等须报有关部门备案或办理必要手续的,应当及时办理。合同双方约定需鉴(公)证的,应当及时办理鉴(公)证手续,以免影响合同效力。签订《内部履约协议书》、《担保合同》、《承诺书》等,如果是单位公章的,要与营业执照一致。如果是自然人,一定要当面签字。假若非本人签字,那是废纸一张,没有法律效力,要引起我们警觉。
5.掌握合同履约情况。合同签订以后,合同承办人对签订后合同情况进行跟踪,掌握履约情况,如发现哪一方不履行合同,必须及时报告或者采取有效措施,避免或者减少损失。对于合同的变更、解除、争议按照约定或按照《合同法》的规定处理。依法签订的合同,具有法律约束力,必须全面、适当地履行合同约定的义务,合同管理人员要及时提醒和督促有关人员履行。由于不可抗力的原因而造成不能全面履行合同的,应当及时向对方通报不能履行或者需要延期履行、部分履行的原因和理由,在取得有关证明(证据)后,可以延期履行、部分履行或者不履行。由于对方原因致使合同不能履行的,应当要求赔偿违约金并办理有关书面手续。合同履约过程中,如遇特殊情况不能按约履行的,应当及时和对方沟通、协商,依法办理合同变更或解除手续。变更或解除合同的通知或协议,应当采用书面形式。经鉴(公)证的合同需要变更或解除的,须报原鉴(公)证机关备案,否则,变更或解除合同无效。合同变更或解除后,应将变更的内容或解除的通知及时收集归档。涉及到合同变更或解除时,如有担保单位的,应事先征得担保单位的同意。
6.正确处理合同纠纷。合同发生纠纷时,应按国家法律、法规和有关政策的规定,主动与对方协商解决。对方不愿协调或协商、调解不成的,重大案件应及时向集团公司报告,不要轻易写承诺,并依法申请仲裁或向人民法院起诉。向人民法院起诉的,应从知道或应当知道权利被侵害之日起2年内提出。对到期债权,如暂不提起诉讼的,应当及时发函催收,以便重新计算诉讼时效,保护自己的诉讼权利。发现对方利用合同进行欺诈或诈骗,应当报请工商行政管理机关处理;需要追究刑事责任的,应当向公安机关报案。合同纠纷进入诉讼程序的,一定要积极应诉,可以避免或者减少损失。千万不能放弃权利,缺席判决。
二、严格承包商准入程序。坚持承包商准入条件,严格承包商准入制度是防范经营风险的前提条件。对承包商的考核最基本最重要的要素就是人品、经济实力、管理能力三要素。
1.填写独立承包商申请表。公司发展到目前的规模,一定要健康、稳定持续发展,对承包商的准入把关很重要。要对申请进入的承包商的经济实力、技经人员、管理力量、施工能力和人品的诚信程度进行评估。
2.办理风险抵押担保手续。风险抵押担保最好是由经济实力的企业提供担保。也可以有较强经济实力的自然人或者子公司担保或者股东担保。无论是企业还是自然人担保,都要查验相关手续的真实性,当面签订担保合同,不是担保人亲笔签字,担保合同是无效的。如果是车辆、房屋抵押担保的,要到车辆管理所和房屋交易所办理质押手续,否则是无效的,质押的车辆、房屋仍然可以买卖。
3.签订内部履约协议书。必须是承包人夫妻双方共同签字,查验签字人身份证并留置复印件。要坚持先签订协议书后盖合同章的原则。
4.对承包商要实行动态管理。承包商、分公司、项目部的情况是有变化的,合同承包人要加强动态管理,对经济实力较差的,经常发生合同经济纠纷或者拖欠农民工工资,不能按时足额交纳服务费等费用的,不能偿还银行贷款利息和本金的应予以清理。对借款年利息超过24%高利贷的,要引起警觉。沾上高利贷是饮鸩止渴,死路一条。对现场管理安全质量文明施工很差的,有个人信用缺失行为的等,要掌握情况,及时处置,停办新项目手续或者酌情实行规模和总量控制。要有精细化管理的理念和提倡适度经营规模的理念,经营规模不能超过自身的管理能力和经济承受能力。有的项目管理力量跟不上,实行粗放型、放羊式管理,材料价格管不了、材料浪费管不了,内偷外盗管不了,施工质量管不了,安全文明施工管不了,资金财务成本过高,这种项目宁愿不做,这样的承包商坚决不能要。还有承接工程剥皮以后就转包,空麻袋背米,利益是他的,风险留給公司,这样的承包商坚决不要。
三、切实加强印章管理工作。加强印章的刻制、使用和回收的管理,是防范经营风险的重要内容之一。
1.把好印章的刻制关。印章刻制必须严格履行手续,区域公司使用的法人章、合同专用章、印鉴章、财务专用章由集团公司办公室统一刻制,授权专人保管使用。各下属单位项目部因业务需要刻制印章,由所在单位填写申领印章备案表,经集团公司领导审核同意以后,由办公室统一刻制,并下发启用印章的通知,留好印模,办理领用手续,指定专人保管。未经申请办理手续由办公室统一刻制的印章均视为违法和无效,如发现则追究行政经济法律责任。项目部印章要有无“签约权”字样或者“刻资料专用章”。
2.把好印章使用关。保管印章的同志必须对企业负责,要有高度的工作责任心。印章要专人保管,用毕上锁,不要放在桌子上无人看管。原则上不要随身携带,谨防丢失。在用印过程中,保管印章的人必须亲自盖章,逐页过目,不得让非保管印章的人盖章,严禁在空白信笺上盖章。确应工作需要在空白介绍信上盖章的,必须经集团公司副总经理以上或者区域公司经理签发,领用人在介绍信存根上签字。借用印章要经过集团公司分管领导批准并办理相关手续。
3.印章要专人保管使用。不能交給不可靠的人或者公司以为的人保管使用。分公司注册或者项目注册一定要区域公司派专人办理,绝不允许委托承包人办理,以后再把印章交回来,留下风险隐患。授权委托书坚持一事一委托,明确具体委托事项,绝对不能表述委托“办理一切事宜”。
4、防止印章被伪造。印章被伪造情况也时有发生,要防止印章被伪造。必须完备刻制手续,最好经公安局或者工商行政管理局备案,被伪造以后便于鉴定。
5.印章的回收和销毁。子公司、分公司(项目部)因撤并或者项目已经竣工,印章不需要使用,应交回办公室登记、切角,填写印章销毁明细表,留下印模后予以销毁。各区域公司、子公司、分公司(项目部)对不用的印章清理以后交回办公室处理。
四、加强账户和资金管理工作。帐户和资金如果管理缺失,会直接产生经济损失,各级领导特别是区域公司主要负责人必须高度重视,严格执行财务管理制度。
1.要加强对帐户的管理。对帐户要进行清理,子公司项目部绝对不允许有公司的帐户;工程款必须进入公司的指定帐户;不能出借帐户,否则,会产生后果,教训。如果建设单位要使用公司帐户走账,必须办理手续,出具承诺:一是明确此款不是工程款,二是承担由此产生的法律责任。
2.会计办理付款手续要规范。給付资金一定要付到合同约定帐户,尽量少用转账支票(绝对不允许用现金支票),如果使用转帐支票,要有委托支付委托书,并且辨别印章的真伪,收款单位台头要明确,收款单位经办人要在支票票根上签字。手续要齐全、规范、合法,防止受骗上当产生损失。
3.要加强对资金流向的控制。掌握项目部工程款有没有用在工程上,要防止项目承包人过度超前消费或者赌博等不正当消费,对项目造成经济危机给企业产生经营风险。同时还要加强对承兑汇票、转账支票的管理,有的承包人直接在建设单位拿承兑汇票不进公司指定帐户,拿转账支票不进公司帐户(直接背书),不但是收不到管理费,而且资金流向控制不了,区域公司应加强与建设单位的联系沟通。可以向建设单位指定工程款的领取人,或者办理书面的委托手续,经常与建设单位进行对账,防止工程款失控。